ssp archwum zakładowwego

Samodzielne stanowisko pracy ds. archiwum zakładowego

Realizuje w szczególności zadania z zakresu:

• koordynowania czynności kancelaryjnych w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją wytworzoną w ZDiM;

• nadzorowania prawidłowości stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i zasad archiwizacji w ZDiM;

• przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy do archiwum zakładowego ZDiM;

• przechowywania i zabezpieczenia w archiwum zakładowym ZDiM przejętej dokumentacji oraz prowadzenia jej ewidencji;

•  porządkowania dokumentacji przyjętej na stan archiwum zakładowego, pochodzącej z lat poprzednich, tworzącej osobny zbiór archiwalny (dokumentacja odziedziczona), znajdującej się w stanie nieuporządkowanym;

•  inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udziału w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywania wybranej dokumentacji na zniszczenie lub makulaturę;

•  prowadzenie kwerend w dokumentacji archiwum zakładowego;

•  udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego ZdiM;

•  przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  doradzania w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;

•  sporządzania i przedkładania rocznych sprawozdań z działalności i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

•  stałej współpracy z archiwum państwowym w zakresie powstających materiałów archiwalnych;

•  wdrażania elektronicznego systemu obiegu dokumentów, ustalania standardów i procedur dotyczących jego eksploatacji przez użytkowników, opracowywania i udostępniania wzorów formularzy oraz prowadzenia ich wykazu;

•  aktualizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.”;